Die 5 wichtigsten Recruiting KPI’s

Wie effektiv oder effizient ist ihr Recruiting, wo gibt es Potenzial nach oben, links oder rechts? Nun, es gibt das Bauchgefühl und es gibt fundierte Zahlen. Zahlen lügen nicht, so lehrt es uns ein bekanntes Sprichwort. Doch auch wenn man keiner Statistik Glauben schenken mag, die man selbst nicht gefälscht hat, geben einem Zahlen eine fundierte Basis, um Entscheidungen zu treffen oder Prozesse anzupassen, um zukünftig besser zu performen. Dass das Thema Recruiting und Employer Branding derart in den Fokus rückt, liegt am stetig akuter werdenden Fachkräftemangel, der sich zunehmend auch in einen generellen Arbeitskräftemangel mündet. Die unserer Ansicht nach fünf wichtigsten KPI’s, um Ihre Rekrutierung zu optimieren.

1. Time-to-Interview

• Definition: Die Zeitspanne von der Ausschreibung einer Vakanz bis zum ersten Kennenlerngespräch.
• Rückschlüsse: Jeder Recruiter weiss, wie wichtig die Vorarbeit bis zur Stellenausschreibung an sich ist. Und kaum eine Stelle wird 1:1 wie die andere ausgeschrieben, die Zielgruppe ist bekanntlich anders bei einer administrativen Person oder einer fürs Handwerk. Je besser und genauer die Vorbereitung, desto zielsicherer das Recruitingverfahren an sich. Auch im Recruiting gibt es aus gutem Grund Spezialisten und keine Generalisten. Aus diversen Studien wissen wir heute, dass die Bewerbenden eine klare, transparente und zeitnahe Kommunikation erwarten, um im Prozess zu bleiben. Geben wir Ihnen, was sie erwarten, es kostet uns nicht viel und erweist den nötigen Respekt, denn dieser Prozess geht heute bedeutend mehr in beide Richtungen als früher. Unternehmen bewerben sich heute mindestens gleichermassen bei den potenziellen zukünftigen Mitarbeitenden, was die althergebrachten Prozesse durchaus infrage stellen darf.
• Mögliche best practice Massnahme: Setzen Sie klare Zeitpläne ein und kommunizieren sie diese nach innen wie aussen. Diese müssen nicht tagesgenau sein, aber geben Sie den Kandidat:innen innert spätestens zwei Wochen einen Zwischenbericht mit einem entsprechenden Zeitrahmen, an welchen Sie sich halten. Über die Hälfte der Bewerber:innen springt ab, wenn nicht innerhalb von zwei Wochen ein Feedback erfolgt.

2. Time-to-Hire

• Definition: Die Zeit, die von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung der Stelle vergeht.
• Rückschlüsse & mögliche Massnahmen: Eine Benchmark-Aussage hierzu ist überflüssig, da sich die Positionen und Branchen zu sehr unterscheiden. Doch wenn Sie für eine bestimmte Branche oder einen Berufszweig über Jahre hinweg rekrutieren, entwickeln Sie ein Gefühl dafür. Warum das Gefühl nicht zu Papier bringen und schwarz auf weiss beurteilen, ob eine Rekrutierung nicht nur aus qualitativer Sicht (Einstellung positiv und nachhaltig) auch aus quantitativer Sicht funktioniert? Wenn Sie eine zu lange «Time-to-Hire» haben, mag das an vielen verschiedenen Punkten liegen, doch dass Sie etwas ändern sollten, liegt dann auf der Hand. Wie viel ein Stellenwechsel kostet und wie sich eine Vakanz auf das Tagesgeschäft auswirkt, dürfte den meisten bekannt sein. Es ist teuer. Anhaltspunkte für die Verbesserung sind verschiedene vorhanden:
  • Haben Sie attraktive und aussagekräftige Stellenausschreibungen, die die Zielgruppe auch aktiv ansprechen?
  • Haben Sie Ihre Stelle auch an den richtigen Orten ausgeschrieben? Nach über 40 Jahren Erfahrung können wir Ihnen sagen: die Zeiten ändern sich drastisch.
  • Haben Sie die Stelle nur passiv ausgeschrieben oder werden Sie auch aktiv wie beispielsweise mit Active Sourcing?
  • Ist der Bewerbungsprozess einfach einzuleiten (komplizierte Formulare, die das suchende Unternehmen mehr unterstützen als die Bewerbenden gehören beispielsweise der Vergangenheit an!).
  • Bewerben sich die richtigen Personen?
  • etc.

3. Absagequote

• Definition: Der Anteil der Bewerbenden, denen sofort nach Erhalt des Dossiers abgesagt wird.
• Rückschlüsse & mögliche Massnahmen: Eine zur Abwechslung sehr einfach zu interpretierende Zahl. Wenn der Anteil der Bewerbenden, welchen Sie gleich nach Erhalt des Dossiers absagen, höher ist als der, den Sie näher verfolgen, stimmt mit zwei möglichen Faktoren etwas nicht: Die Stellenausschreibung hat in Form, Inhalt und Publikation Potenzial oder Ihr Employer Branding ist verbesserungswürdig.
• Ermitteln des Problems: Nutzen Sie das Ausschlussverfahren, denn unser Tunnelblick lässt uns manchmal nicht klarsehen, was direkt vor uns liegt. Lassen Sie jemanden eine Alias-Bewerbung einreichen. Sie kennen den Namen nicht und die Person kann als Kandidat:in von ihren Erlebnissen berichten und die Fehler von aussen an Sie herantragen. Danach setzen Sie entsprechende Massnahmen um.

4. Channel-Effectiveness

• Definition: Welcher eingesetzte Recruiting-Kanal funktioniert am besten?
• Rückschlüsse & mögliche Massnahmen: Der Blumenstrauss an möglichen Massnahmen, die Vakanz «zu verkaufen», ist heutzutage immens. Die Ausschreibung auf Jobportalen muss sein, doch bei der tiefsten Arbeitslosenquote in der Schweiz seit ca. 20 Jahren, könnte dies ohne Selbstverschulden dennoch zu wenig sein. Möge die Stelle noch so attraktiv und professionell ausgeschrieben sein. Es gibt (nicht abschliessend):
  • Jobportale
  • Posting auf Social Media
  • eigene Website
  • Werbe-Inserate in Fachzeitschriften oder Onlinemagazinen
  • Google/ Bing Ads
  • Jobs for Google
  • Active Sourcing
  • etc.
• Doch welcher Kanal bringt Ihnen die meisten und welcher die richtigen Bewerbenden? Dies zu wissen, kann Ihnen zukünftige Ausschreibungen wesentlich vereinfachen und effizienter gestalten.

5. Cost-per-Hire

• Definition: Kosten, die für eine Stellenbesetzung anfallen.
• Rückschlüsse & mögliche Massnahmen: Die Cost-per-Hire berechnet sich aus der Summe der internen und externen Recruiting-Kosten, die durch die Anzahl der Einstellungen geteilt wird, zum Beispiel:
  • Ausgaben Kommunikation (Jobportale, Werbung etc.)
  • Personalkosten HR/Recruiting
  • Personaldienstleister extern
  • Assessments
  • Eventkosten
  • etc.

Fazit unserer Recruiting KPI’s

Wir beschäftigen uns seit Jahrzehnten mit der Rekrutierung von Fach- und Führungskräften. Auch wenn unser Bauchgefühl mittlerweile exzellent entwickelt ist, schadet es nie, ein Gefühl mit einem Fakt zu bestätigen. Zudem brauchen diese Zahlen keine grosse Administration, um sie zu führen, weswegen wir Ihnen diese wirklich dringend ans Herz legen. Sie können jederzeit starten, aus ökonomischer Sicht und im Wissen um den Wandel vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt empfehlen wir: je eher, desto besser.

Denn beim Recruiting ist es tatsächlich oft so wie mit dem Auto: Wie viel es kostet, wissen am Schluss nur wenige ganz genau. Und wer etwas genau weiss, kann ebenso genau dies bei Bedarf wesentlich konsequenter und qualitativer entwickeln. «Was choscht’s, was bringt’s?» – diese Statistiken werden Sie nicht bereuen.