10-Punkte-Onboarding-Plan

Onboarding
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HR-Fachleute überschlagen sich seit der Verlagerung des Arbeitgebermarkts in den Arbeitnehmermarkt mit neuen kreativen Fachbegriffen, hinter welchen eine Fülle an Massnahmen stecken, um die Arbeitgebermarke, Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität zu stärken. Stichwort: Employer Branding. Ein entscheidender Faktor, einen unnötigen Ausstieg zu verhindern ist die professionelle Einführung ins Unternehmen – das «Onboarding». Wie wichtig dieser oft unterschätzte Baustein in der Personalführung ist, zeigen Statistiken deutlich: 20% aller neuen Mitarbeitenden verlassen das neue Unternehmen innert der ersten 45 Tage. Ein solcher Ausstieg kostet immens viel – betriebswirtschaftlich und kulturell. Wir liefern Ihnen hier einen möglichen 10-Punkte-Onborading-Plan, den Sie nach Belieben verwenden, weiterleiten und individualisieren können.

Was bedeutet «Onboarding» im Personalwesen?

Das Wort Onboarding erinnert die meisten von uns ans Fliegen, Ferien, Freiheit. Positive Assoziationen also. Genau dies ist das Ziel des Onboardings im Personalwesen. Die strukturierte und systematische Einarbeitung eines neuen Teammitglieds. Neue Mitarbeiter:innen sollen sich gleich vom ersten Tag an wohlfühlen und ankommen können. Ehrlich, authentisch und mit der nötigen Priorität im hektischen Alltag behandelt, kann das Onboarding entscheidend dafür sein, ob der oder die neue Mitarbeiter:in ein fester Bestandteil des Teams wird oder in Kürze das Weite sucht.

Wenn satte 20% in den ersten 45 Tagen das Unternehmen verlassen, lohnt es sich 100%, sich dem Thema Einführung gebührlich anzunehmen. Das zahlt sich aus: zufriedene Teams mit wenig Fluktuation sind erfahrungsgemäss motivierter, engagierter und so auch leistungsfähiger. Das Onboarding startet zum Zeitpunkt der Jobzusage.

Die drei Phasen des Onboardings

  1. Die erste Phase ist das Preboarding. Sie ahnen es schon, die klassischen Vorbereitungsarbeiten, welche vor dem Stellenantritt anfallen.
  2. Die zweite Phase ist der erste Arbeitstag von A bis Z.
  3. Die dritte Phase dauert eine Probezeit lang oder sollte diese entfallen einfach ca. drei Monate lang.

Der 10-Punkte-Onboarding-Plan

Vor dem ersten Tag:

  • Wichtige Dokumente vorbereiten & informieren
    • Arbeitsvertrag & Co. (inklusive Rahmenbedingungen wie Parkplätze, Fringe Benefits etc.)
    • Handouts zum Unternehmen, dessen Kultur und wichtigen Meilensteinen / Geschichte
    • Kollegen informieren (auf Tonalität achten!)
    • Visitenkarten oder alternative QR Codes bestellen
    • Willkommens-Paket vorbereiten und inklusive Infos zum ersten Arbeitstag versenden (kleine Geschenke erhalten nicht nur die Freundschaft)
    • erstes Mittagessen mit engsten Vertrauten empfohlen – reservieren!
  • Mentoren & Ansprechpersonen
    • zuweisen und frühzeitig informieren
    • fixe Zeiten für die Betreuung einplanen, sonst geht die Einführung im Alltag gerne unter
  • Einführungsmaterialien & Systeme/Software bereitstellen
    • Schlüssel-/Zugangsmöglichkeiten
    • Telefon & E-Mail / Mobile / Vertrag / Tablet, Smartphone
    • Hardware & Software mit allen Accounts (vor dem ersten Arbeitstag alles erstmalig anmelden)
    • Arbeitsplatz, Arbeitskleidung & Co. ordern

am ersten Arbeitstag:

  • persönliches und herzliches Willkommen sicherstellen
  • Willkommens-Kaffee mit anschliessendem Betriebsrundgang und Vorstellungsrunde
  • wichtigste Tools kennenlernen
  • Feedback nach dem ersten Tag

während der Probezeit:

  • sukzessive in Unternehmensabläufe einführen
    • Ferienpläne, Anträge, Absenzen
    • Input-/Ideenmanagement des Unternehmens – Feedback-Kultur
    • Events – falls keine anstehen, ist «das Bier nach vier» am Freitagabend in der ersten Woche empfehlenswert
  • Feedback-Runde für Arbeitnehmern und Arbeitgeber – es ist keine Einbahnstrasse!
    • Feedback allenfalls in Onboarding-Prozess aufnehmen im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
  • Beurteilung und Weiterentwicklung
    • Am besten besprochene und beschlossene Massnahmen schriftlich festhalten und terminieren, um sie später auch zu überprüfen. Reine Lippenbekenntnisse gehören in eine andere Beziehungskiste.

Sie sehen, die Welt klingt neu, wird aber nicht neu erfunden, sondern lediglich wo nötig entwickelt und angepasst.

Diese Fehler sollten Sie beim Onboarding vermeiden

«Das Mass aller Dinge» entscheidet in den meisten Lebenssituationen darüber, ob etwas passt – oder eben auch nicht. Wir lieben Schokolade, aber eine ganze Tafel essen wir nicht gleich am Stück. Meistens. 😉 So verhält es sich auch beim Onboarding.

Zu viel des Guten wirkt unkoordiniert, grenzüberschreitend und zu fordernd. Vermeiden Sie es also alle drei Tage nach der Jobzusage eine Info per E-Mail rauszulassen. Sie mögen es gut meinen, doch die Arbeit beginnt erst mit dem ersten Arbeitstag. Das gilt im Übrigen auch für den ersten Arbeitstag.

Funkstille nach der Zusage bis zum Jobantritt ist als gegenteilige Alternative ebenfalls befremdlich und schafft unter Umständen sogar Misstrauen. Es mag sein, dass man ein solches Verhalten von Konzernen gewohnt ist und erwartet, aber richtig ist es deswegen dennoch nicht. Wie wäre es also mit einem fein abgestimmten Onboarding-Programm analog eines möglichen Kunden-Kontakt-Programms? Bedenken Sie immer, dass Sie ohne Mitarbeitende auch keine Kunden hätten, sie verdienen Ihre aufrichtige Aufmerksamkeit.

Und zu guter Letzt: das Onboarding muss zu Ihrem Unternehmen und dessen Kultur passen und somit authentisch sein. Copy-Paste vom Unternehmen auf der anderen Strassenseite oder eine Vorlage aus den USA dürfte den Gegebenheiten nicht 1-1 entsprechen. Der Aufwand, einen Onboarding-Prozess einmalig sauber aufzusetzen, lohnt sich in wirklich jedem Fall.

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